FakturaWorkflow til Dynamics NAV

Autogodkendelse af kreditorfakturaer.
Med FakturaWorkflow fra Bredana bliver godkendelse af kreditorfakturaer automatiseret, således at unødigt arbejde minimeres.

Løsningen har til formål at lette godkendelse af den store mængde kreditorfakturaer som virksomheden bruger mange ressourcer på at håndtere dagligt. 

Dette gøres ved at scanne fakturaerne direkte ind i Dynamics-NAV. Ved hjælp af ReadSoft DOCUMENTS for invoices afløftes prædefinerede elementer så som kreditor, fakturanummer, varelinier etc., hvorefter systemet enten autogodkender fakturaen ud fra givne kriterier eller sender en mail til rette godkender om, at der er en faktura, der kræver hans godkendelse.

Øget effektivitet og hastighed i behandling af kreditorfakturaer
Ved at scanne kreditorfakturaerne direkte ind i Dynamics-NAV sikres at fakturaerne ikke forsvinder eller kommer til at ligge på skriveborde rundt omkring i virksomheden.  Bilagene bliver således i administrationen, og samtidig med at der spares tid, skabes der et bedre overblik over de indkomne fakturaer.

Fakturavisning direkte i Dynamics-NAV
En stor fordel ved FakturaWorkFlow er, at man i Dynamics-NAV nemt kan lave opslag fra flere poster som fx kreditor, lager, finans mv., og alle steder få lavet en fakturavisning af den indscannede faktura. Således kan man uanset, hvor man befinder sig, se den faktura, der hører til en given postering.

Man undgår dermed bl.a. kopiering og manuel håndtering af bilag, og der skabes øget tilgængelighed til oplysningerne. Deraf følger langt hurtigere forretningsgange.

Indscanning
Ved modtagelse af en kreditorfaktura scannes denne ind i en indgangsbog i Dynamics-NAV og overføres derefter til en godkendelseskladde.

Mail-reminder
Hver bruger har sin egen individuelle godkendelseskladde, hvilket gør brugen af systemet meget nemt. Der sendes en mail-reminder til den givne bruger, således at den enkelte godkender ved, der ligger fakturaer og venter på vedkommendes godkendelse.

Godkendelse eller skift af godkender
Det er i godkendelseskladden muligt at skifte godkender, hvilket gør godkendelsesproceduren meget dynamisk. Fakturagodkendelsen kan være tredelt, hvilket gør, at der kan godkendes på flere niveauer. Der kan godkendes på overordnet fakturaniveau – dvs. godkendelse af at det givne er bestilt af godkenderen; der kan godkendes på beløbsniveau alt afhængigt af, hvilket beløb den enkelte godkender har beføjelser til at godkende; og der kan godkendes til kontering på en given post.

Afstemning med åbne indkøb
Systemet tager højde for om varerne på en faktura også er modtaget på lageret. I Dynamics-NAV sammenlignes således antallet på fakturaen, og antallet der er bestilt og følgeseddelmodtaget. De enkelte varelinier udtrækkes og tolkes på fakturaen og der kan godt kan være flere sider. Godkendelse kan dermed kun finde sted, hvis alle varer er modtaget, og man undgår at betale for varer man ikke har fået.